Загрузка...
Если сотрудники постоянно переносят данные из одной системы в другую, обрабатывают одинаковые заявки, отправляют одни и те же сообщения или выполняют повторяющиеся действия - скорее всего, этот процесс можно автоматизировать.
Разбираемся, как устроена работа сейчас, находим лишние ручные операции и создаём решение, которое связывает сервисы, данные и действия в один понятный процесс.
CRM · Интеграции · Боты · Уведомления · Автоматизация процессов
Не обязательно знать, что такое «workflow automation» или «интеграция API». Достаточно понимать, какой процесс сейчас отнимает время - дальше разберёмся вместе.
Получение заявок с сайта, их обработка, распределение между сотрудниками, уведомления и передача данных в CRM.
Перенос информации между таблицами, CRM, сайтами и другими сервисами без постоянного ручного копирования.
Создание документов, отправка сообщений, изменение статусов, формирование отчётов и другие операции, которые регулярно выполняются по одному сценарию.
Автоматические сообщения клиентам и сотрудникам о новых заявках, изменениях, событиях, оплатах и других важных действиях.
Согласования, постановка задач, сбор информации, контроль этапов и другие процессы, которые сейчас держатся на сотрудниках и ручном контроле.
Связываем сервисы между собой, чтобы информация автоматически передавалась туда, где она нужна, без участия человека.
Автоматизируем общение с клиентами и сотрудниками: сбор информации, ответы на типовые вопросы, уведомления, запись и обработку обращений.
Собираем данные из разных источников и приводим их к удобному виду, чтобы не тратить время на ручную подготовку отчётности.
Расскажите, какой процесс хотите автоматизировать - предложим подходящий вариант, даже если его нет в этом списке.
Автоматизация сама по себе не является целью. Нет смысла переносить неэффективный процесс из ручной работы в программу, если от этого он просто становится сложнее.
Поэтому мы начинаем не с вопроса «что можно автоматизировать?», а с вопроса «как сейчас устроена работа и где она теряет время, деньги или внимание сотрудников».
Разбираемся в процессе целиком, находим точки, где возникает ручная работа, ошибки и задержки, а затем выбираем подходящий способ их устранить.
Один и тот же результат можно получать совершенно разными способами. Где-то достаточно связать два существующих сервиса, где-то нужен небольшой внутренний инструмент, а иногда проще полностью изменить сам процесс. Поэтому сначала смотрим, как работа выполняется сейчас: кто участвует, какие действия повторяются, где появляются ошибки и какие данные приходится переносить вручную.
Автоматизация не должна превращать простой процесс в сложную систему из десятка сервисов. Если определённое действие выполняется редко или его проще оставить человеку, нет смысла тратить ресурсы на его автоматизацию. Мы стараемся автоматизировать именно те участки, где это действительно экономит время и уменьшает количество ошибок.
Во многих случаях бизнесу не нужен новый сервис. Необходимо, чтобы уже существующие инструменты начали нормально взаимодействовать друг с другом. CRM, сайт, таблицы, формы, мессенджеры, системы оплаты и другие сервисы можно связать в единый процесс, чтобы информация передавалась автоматически и не терялась между этапами.
Хорошая автоматизация не обязательно полностью исключает человека из процесса. Важные решения по-прежнему могут оставаться за сотрудником, а система берёт на себя рутинную часть работы. Сотрудник получает готовую информацию и подключается там, где действительно требуется его участие.
Автоматизированный процесс должен быть понятным не только в день запуска. Если меняется сервис, появляется новый этап работы или бизнес начинает расти, систему должно быть возможно адаптировать. Поэтому мы учитываем не только текущую задачу, но и то, как решение будет использоваться дальше.
Вы показываете, как процесс устроен сейчас: какие действия выполняют сотрудники, какие сервисы используются и где возникает больше всего ручной работы.
Не обязательно заранее знать, что именно нужно автоматизировать. Наша задача — разобраться в процессе вместе с вами.
Определяем повторяющиеся действия, лишние этапы, ручной перенос данных и места, где чаще всего возникают ошибки или задержки.
После этого определяем, что действительно имеет смысл автоматизировать, а что лучше оставить под контролем человека.
Определяем, какие системы должны взаимодействовать между собой, какие данные передавать и что должно происходить автоматически после каждого действия.
Для более сложных задач проектируем отдельный сервис, бота или внутренний инструмент.
Настраиваем интеграции, автоматические сценарии, уведомления, ботов или необходимую логику.
После этого проверяем реальные рабочие сценарии и различные варианты развития процесса, чтобы система корректно работала не только в идеальной ситуации.
Подключаем решение к рабочим системам, проверяем его в реальном процессе и передаём в использование.
После запуска можем продолжить сопровождение, изменять сценарии и добавлять новые возможности по мере развития бизнеса.
Нам важно, чтобы после автоматизации сотрудникам стало проще работать, а не пришлось осваивать ещё одну сложную систему.
Поэтому каждое решение строим вокруг существующего процесса и реальных задач людей, которые будут им пользоваться.
Не ограничиваемся описанием процесса на словах. Если возможно, смотрим, как сотрудники действительно выполняют задачу и где возникает лишняя работа.
Не обязательно автоматизировать весь бизнес. Иногда одна правильно настроенная операция экономит больше времени, чем большая система.
Если нужная возможность уже есть в CRM, таблицах или другом сервисе, не предлагаем создавать отдельный продукт без необходимости.
После автоматизации должно быть понятно, что произошло, почему произошло и что делать человеку, если система не смогла выполнить действие автоматически.
Когда процесс меняется, автоматизацию можно адаптировать: добавить новый сценарий, подключить сервис или изменить существующую логику.
Собрали то, что чаще всего спрашивают до начала работы. Если вашего вопроса здесь нет - задайте его напрямую.
Да. Это нормальный способ начать работу. Расскажите, что сейчас приходится делать вручную, где сотрудники тратят много времени или где регулярно возникают ошибки. Мы вместе разберём процесс и определим, что можно изменить.
Не обязательно. В первую очередь смотрим, что уже используется в компании, и оцениваем возможности существующих инструментов. Если их достаточно, нет необходимости заменять рабочую систему.
Да. Если у сервисов есть необходимые возможности для интеграции, их можно связать между собой и настроить передачу данных или запуск определённых действий.
Да. Более того, это часто лучший вариант.Можно начать с одного участка, который создаёт больше всего ручной работы, а затем при необходимости расширить автоматизацию.
Да. Если существующих сервисов недостаточно, можно разработать отдельный внутренний инструмент под конкретный рабочий процесс.
Да. Бот может стать частью автоматизированного процесса: принимать обращения, собирать данные, отправлять уведомления, передавать информацию сотрудникам или запускать другие действия.
Автоматизацию можно доработать. При изменении бизнес - процесса можно изменить существующие сценарии или добавить новые.
Стоимость зависит от самого процесса, количества систем, интеграций и сложности необходимой логики. Сначала разбираемся в задаче, после чего определяем объём работ и стоимость.
Расскажите, как он устроен сейчас. Не нужно заранее разбираться в автоматизации, интеграциях или технологиях - достаточно описать проблему своими словами.
Мы разберём процесс и предложим, что можно упростить, автоматизировать или связать между собой.